كيف تكتسب فن إدارة الوقت: مقدمة موجزة جداً

هل شعرت يوماً أن وقتك غير كافٍ لعدد الأنشطة التي تقوم بها كل يوم؟ ربما يكون الحل هو الرجوع إلى الأدوات اللازمة لإدارة الوقت. هناك مثل يقول “الوقت هو المال” لذلك يجب أن تستفيد منه إلى أقصى حد. إذا شعرت بالتعرف على هذه المشكلة وتريد معرفة المزيد عن ماهية الوقت وما يعنيه إدارة الوقت، وأفضل التقنيات والأساليب لتحقيق إدارة أفضل للوقت، فنحن نقدم لك الحل في هذه المقالة.

تعريف إدارة الوقت

نبدأ بإظهار الجوانب النظرية الأساسية لمعرفة ماهية إدارة الوقت. يتكون هذا المصطلح من مقطعين الوقت والإدارة. فإذا سألت نفسك السؤال الشائع، ما هو الوقت؟ فإن الإجابة هو مقدار محدد من الزمن يتقدم إلى الأمام دون انقطاع ومن المستحيل تعديله. وفي هذه الفترة هناك قدر معين من الأنشطة التي يجب علينا إنجازها، وهنا يبرز معنى الإدارة.

عندما نتحدث عن الإدارة، فإننا نشير إلى التعامل مع موقف معين لتحقيق أهداف معينة – أهداف الحياة على سبيل المثال. ومن هنا فإن إدارة الوقت هي التحكم بوعي في الوقت الذي تقضيه في المهام كأساس لتحقيق النجاح في هذه المهمة. ومن أجل وضع خطة لتحسين إدارة الوقت، يجب أن تؤخذ أولويات كل نشاط من الأنشطة المقترحة في الاعتبار من أجل الحصول على مزيد من الفعالية والكفاءة عند تنفيذ المهام، مع احترام الوقت المحدد.

على الرغم من أن مفهوم إدارة الوقت كان مرتبط ارتباطاً مباشراً بالجزء المهني والتجاري، إلا أنه يتجه اليوم نحو مجالات أخرى من الحياة. لذا من الضروري معرفة وتطبيق إدارة الوقت للمشروع، سواء أكان شخصياً أم متعلقاً بالعمل، لتحقيق الكفاءة في الأهداف المحددة. كل هذا سيعتمد أيضاً على العلاقة بين إدارة الوقت ومهارات الإدارة، أي مهارات وكفاءات الشخص أو المدير المسؤول عن تطبيق التخطيط المعمول به.

فوائد إدارة الوقت الشخصية والمهنية

إن تطبيق الأساليب المختلفة لإدارة الوقت يجلب مزايا متعددة لتحسين الإنتاجية سواء على المستوى المهني أو الشخصي. فلا تتردد في اختيار إحدى الطرق التي يوصي بها المختصون للبدء في الاستفادة منها. في هذا القسم نستعرض سوياً فوائد إدارة الوقت في الجانب الشخصي وفي العمل.

فوائد إدارة الوقت في الجانب الشخصي

لا يوجد شيء أفضل من رؤية كيف يمكنك أداء عدد معين من المهام في فترة زمنية معينة دون أي عوائق. وهذا يعتمد بشكل أساسي على المهارات اللازمة لإدارة الوقت والأدوات التي يستخدمها كل شخص.

تجنب التسويف

أصبح التسويف من الأمور اليومية لكثير من الناس، إما بسبب الكسل أو ضيق الوقت. مما يعني تجنب المسؤوليات لوقت آخر. إن استخدام الأدوات اللازمة لإدارة الوقت بشكل صحيح ستساعد في التخلص من هذه العادة السيئة.

التقليل من الإجهاد

إن الإدارة الصحيحة للوقت لمشروع شخصي سوف تحررك من هذا العبء الثقيل الناتج عن عدم إنهاء مهامك خلال فترة محددة أو تأجيلها إلى وقت لاحق. فالتركيز على تنفيذ الأنشطة المجدولة، وبالتالي إدارة وقتك بشكل صحيح، سيمنعك من العمل تحت ضغط مستمر.

تنفيذ المهام في وقت أقل

من خلال تطوير مهاراتك في إدارة الوقت، ستتمكن من تنفيذ أنشطة مختلفة في وقت قصير، مقارنة بالماضي، حيث يفتقر اليوم إلى التنظيم والإدارة، مما يتسبب في إطالة مدة المهام.

تقوية الثقة بالنفس

بعد تطوير مهارات إدارة الوقت يوماً بعد يوم، ستلاحظ أنك تتمتع بالأمان والتشجيع والقوة عند القيام بأنشطتك. وهي الجوانب التي تعد أهم ركائز الثقة بالنفس لدى الشخص.

تحسين نوعية الحياة

من خلال عدم تأجيل الأنشطة المجدولة، فإنك لا تتسبب في الإجهاد، ويمكنك إكمال مهامك في الوقت المحدد، وستجد مساحة إضافية لك ولعائلتك وأصدقائك.

فوائد إدارة الوقت في العمل

هناك العديد من مزايا إدارة الوقت في العمل، فمن خلال التمتع بهذه المهارة يمكنك تسليم المهام في الوقت المحدد. ومن فوائد إدارة الوقت في العمل ما يلي:

فعالية أكبر (مهارات الإدارة)

تتمثل إحدى الخصائص الرئيسية لإدارة الوقت في مكان العمل في أنها تتيح إظهار المهارات الإدارية التي يمتلكها كل عامل. تتمثل إحدى هذه المهارات، على وجه التحديد، في الإدارة في بيئة عملك، والوقت هو المال في هذا المجال. لذلك إذا تمكنت من تنظيم نفسك وجعل وقتك حليفاً، فستكون قادراً على تطوير فعالية أكبر في وظيفتك، وهو أمر بالغ الأهمية.

أداء أعلى

ستسمح لك الإدارة الصحيحة للوقت لمشروع العمل الذي سيتم تنفيذه بتسهيل تطويره، طالما أنك تنظم بشكل صحيح الخطوات لمتابعة وتركيز جهودك على تلك التي تتطلب المزيد من الجهد.

بيئة عمل أفضل

تؤدي زيادة إنتاجية الموظف إلى تقليل التوتر والقلق والضغط وتسهيل الاتصالات والعلاقات بين القائد والعاملين لديه. مما يخلق بيئة ممتعة وإيجابية للعمل.

الفعالية في العمليات الداخلية للشركة

من خلال تنفيذ خطة لتحسين إدارة الوقت في شركة معينة، يمكن إدارة العناصر الرئيسية لها والموارد والموظفين بشكل فعال. مما يجعل العمليات التجارية تتدفق بشكل صحيح.

لا ضغوط في العمل

من خلال عدم تنفيذ جميع أنشطة العمل في نفس الوقت، ووضع الأولوية والأهمية موضع اعتبار فإن الضغط الناجم عن العمل يمكن تقليله بشكل كبير.

أساليب وتقنيات إدارة الوقت

تقنيات وأساليب إدارة الوقت — تقنيات إدارة الوقت

في هذه المقالة، والتي تعد بمثابة مقدمة لإدارة الوقت، نخصص قسماً خاصاً للطرق والتقنيات المختلفة المطبقة في هذا المجال. فمن أساليب وتقنيات إدارة الوقت ما يلي:

طريقة POSEC

هذه الطريقة هي أحد أكثر الطرق استخداماً لإدارة الوقت، وتستند هذه الطريقة إلى هرم أبراهام ماسلو المعروف للاحتياجات البشرية. يساعد تطبيقه على تنسيق أوقات العمل والشخصية والعائلية والاجتماعية دون أي مشكلة. اسم هذه الطريقة عبارة عن اختصار للكلمات التالية “تحديد الأولويات، والتنظيم، والتبسيط، والاقتصاد، والمساهمة” وهي بنية مصممة لتنفيذ المهام في الوقت المحدد.

تحديد الأولويات: أهم الأهداف. قم بتنفيذ مهامك المتعلقة بأهدافك وحياتك.
التنظيم: بمجرد تحديد أولويات وأنشطتك، فقد حان الوقت لتنظيمها بحيث يمكنك تنفيذها خطوة بخطوة.
التبسيط: هو تنفيذ المهام غير المرغوب فيها بطريقة معينة تسمح لك بتحقيق أقصى قدر من الاستمتاع.
الاقتصاد: يشير إلى المهام أو الأنشطة المهمة ولكنها ليست ملحة. يمكن أن تكون أنشطة ترفيهية أو هوايات.
المساهمة: اتضح أنه قسم للالتزامات الاجتماعية، مثل مقابلة الأصدقاء أو رد الجميل للعالم بما يقدمه لك كل يوم. إنها المرحلة الأخيرة لتحقيق الانسجام الكامل.

مصفوفة أيزنهاور

تدين باسمها للجنرال والرئيس الأمريكي الرابع والثلاثين دوايت أيزنهاور، الذي تميز بإنتاجيته الواسعة والفعالة، بما في ذلك إدارة وقت عمله. كانت مصدر إلهام للكاتب ستيفن كوفي الذي كشف النقاب في كتابه الأكثر نجاحاً “العادات السبع للناس الأكثر فعالية” عن مصفوفة أيزنهاور. ووفقاً لهذه التقنية، يتم تقسيم المهام إلى أربعة أجزاء:

عاجل ومهم: مهام يجب القيام بها على الفور لأنها ضرورية للكفاءة والفعالية.
مهمة ولكنها ليست عاجلة: الأنشطة التي يمكن جدولتها على المدى المتوسط أو الطويل.
عاجلة ولكنها ليست مهمة: هي تلك المهام التي، على الرغم من وجوب تنفيذها في وقت محدود، إلا أنها لا تتطلب اهتمامك المباشر، لذا يمكنك تكليفها بشخص آخر.
ليست عاجلة ولا مهمة: إنها تلك الأنشطة التي يجب أن تتجاهلها أو تلغيها لأنها تشتت انتباهك في عملك. لذلك عليك أن تتجنبها قدر الإمكان إذا كنت لا تريد إضاعة الوقت.

تحليل باريتو

استنادًا إلى قانون 80-20 الذي وضعه الاقتصادي والفيلسوف الإيطالي فيلفريدو باريتو، يتم تطبيق هذه الطريقة تماماً في إدارة الوقت. مع الأخذ في الاعتبار أنه يمكن تحقيق 80٪ من إنتاجية الشخص من خلال أداء 20٪ فقط من المهام المجدولة. وبالمثل، فإن 80٪ من الإجراءات في مهمة ما تحقق ربحاً بنسبة 20٪. تساعد هذه القاعدة الشخص على التركيز على الإجراءات الأكثر صلة بالعملية، بطريقة توضح أنها مسألة جهد وليس عدد الساعات التي تستثمرها في مهمة، والتي تفسح المجال للمهام ذات الأولوية.

طريقة دومينو

يمكن لشيء بسيط مثل قطعة الدومينو الإطاحة بمجموعة كاملة منهم. يتجسد هذا العرض العلمي في هذه الطريقة، التي تنص فرضيتها على أن أداء مهمة، مهما كانت صغيرة، سيسهل المهمة التالية، مما يسمح بإحراز تقدم أكبر وأسرع في جميع الأنشطة المقترحة في يوم واحد. الخيار المثالي هو تنفيذ المهام الأكثر تعقيداً أو الشاقة في البداية، لأنها أنشطة تتطلب المزيد من التفاني والطاقة. بمجرد تحقيق هذا الهدف، سيكون من المريح أكثر أن تستمر في المهام الأخرى في يومك.

تحليل ABC

يتم تنفيذ هذه التقنية بشكل متكرر في إدارة الأعمال، لأنها تسمح بتوزيع المهام وتصنيفها وفقاً لمستوى الأهمية أو الأولوية أو الاستعجال التي يجب تنفيذها فيها. استخدم الأحرف الأولى من الأبجدية لتحديد تصنيف المهام:

A: مهام بالغة الأهمية، والتي يجب أن يقوم بها الشخص المسؤول عنها دون أن يكون قادراً على تفويضها لشخص آخر، فهي أنشطة ذات أهمية حيوية لكل من الجوانب المهنية والعملية والشخصية.
B: مهام مهمة وليست عاجلة يمكن أن يعهد بها لشخص آخر لأنها مهمة لا تتطلب أقصى جهد.
C: مهام غير مهمة ولكنها عاجلة. ليس لها أولوية، لكنها بنفس الطريقة تستحق أن تُنفذ لتحقيق فعالية أكبر.

أفضل أدوات إدارة الوقت

الأدوات هي الجوهر الحقيقي لإدارة الوقت بشكل عام. لذا فإن تطبيق أفضل الاستراتيجيات عند القيام بنشاط ما في فترة محدودة سيسمح لك بالأداء والفعالية في نهايته. تعرف على المزيد حول أفضل أدوات إدارة الوقت وميزاتها:

رتب أولويات المهام التي يتعين القيام بها

يجب أن تأخذ كنقطة انطلاق الأنشطة التي تتطلب أكبر قدر من التفاني أو الجهد، تلك التي تعتبر عاجلة ومهمة. إنها كلها مسألة تحليل وتصنيف المهام ذات الأهمية الحيوية لتنفيذها في المقام الأول. للقيام بذلك، يجب أن يكون لديك خطة محددة حتى تتمكن من تنفيذ يومك دون أي مضايقات.
حدد مواعيد نهائية لأنشطتك

لكل مهمة أو نشاط يجب أن تحدد وقتاً. لا تماطل عند القيام بنشاط قد يتطلب وقتاً قصيراً. نظم نفسك وحدد موعداً نهائياً لكل مهمة من المهام التي سيتم تنفيذها في ذلك اليوم وسيكون تنفيذها أبسط وأكثر إنتاجية.
استخدام جدول الأعمال

لا يوجد شيء أسهل وأكثر فاعلية من استخدام جدول أعمال (مادي أو رقمي) للتحكم في وقتك. يتيح هذا المورد التنظيم الفعال للمهام الشخصية ومهام العمل، مع الحفاظ على إيقاع التخطيط الخاص بك دون أي تشتت.
تحديد فترات زمنية

وزع عملك أو وقتك الشخصي في فترات زمنية. واحدة من أكثر التقنيات المعروفة للتنظيم بموجب هذا المفهوم هي تقنية الطماطم، والتي تتكون من جلسات عمل مدتها 25 دقيقة. تليها فترات راحة لمدة خمس دقائق، وكل ذلك باستخدام مؤقت.
تنظيم مساحة العمل الخاصة بك

يؤدي تنظيم كل شيء جيداً في مكتبك إلى تجنب الإلهاء الذي يمكن أن يولده البحث عن مستند مفقود. مما يؤدي إلى استهلاك وقتك الثمين. نظّم أوراقك الأساسية في مجلدات أو ملفات، وأحصر نفسك بأهم الأشياء على طاولة عملك، ولا تملأها بالعناصر التي قد لا تكون ضرورية في النهاية.
إنهِ كل مهمة تبدأها

لا تقع في العادة السيئة للتسويف. عليك فقط التركيز بنسبة 100٪ على العمل الذي يتعين عليك إنجازه، والتركيز على الانتهاء منه في الموعد المحدد وتجنب أي إهمال يؤدي إلى التهرب من أي نشاط.

أفضل كتب إدارة الوقت

كتب تنمية ذاتية — أهم الكتب عن إدارة الوقت

إدارة الوقت هو موضوع تم بحثه ودراسته وتحليله من قبل العديد من المؤلفين والكتاب، ونُشرت نتائجهم وآرائهم في منشورات رائدة في هذا الجانب. فيما يلي أفضل كتب عن إدارة الوقت:

الأشياء الأولى أولاً – ستيفن كوفي

لتحقيق النجاح في مجال إدارة الوقت، يجب عليك أولاً تطبيق هذا المبدأ في حياتك. وهذا بالضبط ما يوضحه الكاتب الشهير ستيفن كوفي في هذا الكتاب، حيث يطور وجهة نظره فيما يتعلق بوضع أهداف مهمة لكل شخص، والتي يجب اعتبارها أولوية ليتم تنفيذها في أسرع وقت ممكن. سيؤدي الأداء اللطيف لأنشطتك الخاصة إلى توليد تفاعل متسلسل تجاه المجالات الأخرى حيث يمكنك إنشاء إدارة الوقت. وبالتالي يمكنك الاستمتاع بحياة كاملة.
الشيء الوحيد – جاري كيلر وجاي بابسان

بالنظر إلى الوقت باعتباره أثمن الأصول البشرية، نشر المؤلفان ورجال الأعمال العقاريون غاري كيلر وجاي بابسان هذا الكتاب الرائع في عام 2013، والذي أصبح من أكثر الكتب مبيعاً في غضون بضعة أشهر من نشره. يتناول الكتاب تحديد الأولويات، في كل من المجالات الشخصية والمهنية والعمل، حيث يجب بذل أقصى قدر من التركيز لتنفيذ الأنشطة المقترحة وبالتالي الحصول على نتائج غير عادية. يعد هذا الكتاب من أعظم المراجع حول موضوع إدارة الوقت، فضلاً عن كونه قراءة ممتعة وديناميكية.
4 ساعات عمل في الأسبوع – تيموثي فيريس

نشر رجل الأعمال الأمريكي الشهير تيموثي فيريس كتاب عن تجربته الشخصية. حيث انتقل من كونه عاملاً عادياً بالساعة براتب متوسط إلى رجل أعمال ناجح مع يوم عمل مخفض بشكل ملحوظ، ولكن بأرباح كبيرة. كل هذا تحقق بفضل إدارة وقته الفعالة. إنه دليل للنصائح العملية التي ستساعدك على إدارة الوقت وتحقيق إنتاجية ونجاح أفضل.
تقنية الطماطم – فرانشيسكو سيريلو

إنه أحد أشهر الكتب في العالم عندما يتعلق الأمر بإدارة الوقت. كتبه مهندس الكمبيوتر فرانشيسكو سيريلو، المستوحى من مؤقت المطبخ على شكل طماطم، ابتكر تقنية فعالة لجعل الناس يحسنون مهارات إدارة الوقت من خلال تطبيق المواعيد النهائية لتنفيذ مهامهم. تمت إعادة إصداره عدة مرات بسبب نجاح التقاطه الأساليب الرائعة والإجراءات الأساسية لتحسين إدارة الوقت.
كيف تنجز جميع المهام – ديفيد ألين

يعرض هذا الكتاب الرائع إحدى التقنيات الجديدة المستخدمة لإدارة الوقت: طريقة إنجاز الأشياء (GTD)، وهي اختصار لـ Getting Things Done، أو اختصار عنوان الكتاب. طور مؤلفها ديفيد ألين هذه الأداة لإثبات أن إنتاجية الشخص يتم الحصول عليها عندما يكون في حالة استرخاء، دون ضغوط أو نكسات. إذا كنت من أولئك الذين يعيشون تحت ضغط مستمر بسبب ضيق الوقت، فهذه قراءة موصى بها لك للتغلب على تلك العقبة.
متى: الأسرار العلمية للتوقيت المثالي – دانيال إتش بينك

يتجسد علم الوقت من قبل دانيال إتش بينك في هذا الكتاب المثير للاهتمام، والذي يوضح من خلال النصائح والأدوات العملية، كيف يجب تطوير تنظيم فعال للأفكار، بناءً على تحديد أولويات المهام وكيفية تنفيذها بإتقان الوقت المحدود نملك. إنه بلا شك قراءة غير عادية وبسيطة تمزج بين البحث العلمي والتجارب اليومية، تظهر الدراسات المختلفة التي تم إجراؤها حول الموضوع، بالإضافة إلى النصائح البسيطة التي يجب تنفيذها لتجنب مشكلات الحياة اليومية.
الإدارة والأداء بمبدأ 80/20 – ريتشارد كوش

مبدأ باريتو المعترف به هو مصدر الإلهام لهذا الكاتب الذي كتبه ريتشارد كوش، والذي يوضح فيه رؤية أكثر إنتاجية، مطبقة ليس فقط في مكان العمل، ولكن في كل جانب من جوانب حياتك. بأخذ الوقت والموارد كجوانب أساسية لمهمة معينة، يجب التركيز على نسبة 20٪ التي تمثل أكثر الإجراءات مجهوداً. وبمجرد تحقيق هذا الهدف، يمكنك المضي قدماً وتحقيق المهمة بأكملها بكفاءة عالية.

يعد اكتساب مهارات إدارة الوقت أمراً ثميناً هذه الأيام فنحن مشغولون دائماً ونقوم بأنشطة لا نهاية لها، لدرجة أننا نتمنى أن يكون لليوم ساعة إضافية. ستجعل الإجراءات الأساسية لتحسين إدارة الوقت فعالية أفضل في إنتاجك في كل من حياتك اليومية وفي المجال المهني ومجال العمل، مما يحررك من الإجهاد الذي يصاحب ترك مهمة غير مكتملة، فضلاً عن توليد شعور الرضا عن الوفاء بمسؤولياتك اليومية دون إزعاج.

نافذة نُطل منها على العالم

كيف تكتسب فن إدارة الوقت؟

تعريف إدارة الوقت